28.02.2019·Fachbeitrag ·Büro-Organisation/Buchführung/Haftungvon Rechtsanwalt Kai-Uwe Recker, Datenschutzbeauftragter DSB-TÜV, Kanzlei Dr. Heinicke, Eggebrecht, Ossenforth & Kollegen, München Show
| Bei der Nachfolge im Maklerunternehmen stellt sich in der Praxis folgende Frage: Wie lange muss der Nachfolger die geschäftlichen Unterlagen und Ordner des früheren Inhabers aufbewahren? Was gilt bei der Nachfolge in der Familie im Erbfall? WVM beantwortet diese Fragen. | Frage: Mein Vater hat sein Maklerunternehmen zum 01.01.2016 an mich übergeben und ging in den Ruhestand. Ich habe sämtliche Unterlagen übernommen. Nachdem mein Vater 2018 verstorben ist, stellt sich für mich nun die Frage, welche seiner geschäftlichen Unterlagen ich noch aufbewahren muss. Antwort: Die Dauer der Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen orientiert sich am jeweiligen geschäftlichen Vorfall, nicht am eingetretenen Erbfall. Erbfall und AufbewahrungsfristenDer Erbe tritt in die Rechte und Verbindlichkeiten des Erblassers ein. Sprich: Die allgemeinen Aufbewahrungsfristen gelten fort. Wichtig |In Ihrem Fall ist es anders. Sie haben das Maklerunternehmen und dessen Rechtsverhältnisse bereits zum 01.01.2016 mit allen Rechten und Pflichten als Nachfolger übernommen. Für Sie gelten daher bereits die allgemeinen Aufbewahrungsfristen im Maklerunternehmen. Durch den Erbfall 2018 hat sich hieran nichts geändert. Aufbewahrungspflichtige BuchführungsunterlagenJeder Gewerbetreibende muss geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Steuerlich aufbewahrungspflichtige UnterlagenDie steuerlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen finden Sie in § 147 AO aufgelistet.
Handelsrechtlich aufbewahrungspflichtige UnterlagenJeder Kaufmann muss ferner nach § 257 Abs. 1 HGB folgende Unterlagen aufbewahren:
Wichtig |Auch hier ist die Dauer direkt im Gesetz verankert (§ 257 Abs. 4 HGB): Die in den Nrn. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Abs. 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. Die Fristen beginnen grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte jeweilige Handlung oder Buchung vorgenommen wurde. Aufbewahrung aus HaftungsgründenIn der Praxis können Schadenersatzansprüche gegen den früheren Inhaber wegen Falschberatung bei der Vermittlung von Versicherungsverträgen, fondsgebundenen Lebensversicherungen, Verträgen zur betrieblichen Altersversorgung, Bausparverträgen etc. im Raum stehen. Schadenersatzansprüche wegen FalschberatungFür Schadenersatzansprüche wegen Falschberatung gilt: Sie verjähren nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Verjährungsfrist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem
Es gibt zwei Höchstfristen: Ohne Rücksicht auf die Kenntnis oder grob fahrlässige Unkenntnis verjähren die Ansprüche in zehn Jahren von ihrer Entstehung an (§ 199 Abs. 3 Nr. 1 BGB, taggenaue Berechnung). Ohne Rücksicht auf ihre Entstehung und die Kenntnis oder grob fahrlässige Unkenntnis verjähren die Schadenersatzansprüche wegen Falschberatung in 30 Jahren ab der Begehung der Handlung, der Pflichtverletzung oder dem sonstigen, den Schaden auslösenden Ereignis (§ 199 Abs. 3 Nr. 2 BGB). Rechte und Pflichten als ErbeSie haben als Erbe und Nachfolger im Maklerunternehmen alle Rechte und Pflichten übernommen. Gefahren könnten von Seiten der Versicherungsnehmer drohen, die Sie wegen Falschberatung des Erblassers in Anspruch nehmen möchten. Die Beratungsdokumentation des früheren Inhabers sollten Sie daher weiter aufbewahren. Umgang des Erben mit geschäftlichen UnterlagenFür Sie als Nachfolger im Maklerunternehmen heißt das:
Weiterführender Hinweis
Quelle: Ausgabe 04 / 2019 | Seite 3 | ID 45731632
Werden Sie jetzt Fan der WVM-Facebookseite und erhalten aktuelle Meldungen aus der Redaktion. Zu Facebook Welche Unterlagen müssen nach dem Tod aufbewahrt werden?Das Wichtigste in Kürze. Für immer. Ausweise, Pässe, Heirats- und Scheidungsurkunden, Altersvorsorge, Sozialversicherungsausweis, Testament und Erbschein. All das gehört zu den Dokumenten, die sie ein Leben lang oder noch länger aufbewahren sollten.
Welche Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden?Außerdem sind v.a. auch folgende Unterlagen grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
Welche Unterlagen müssen 30 Jahre aufbewahrt werden?Für Unterlagen, die gerichtliche Verfahren betreffen, gilt die Aufbewahrungsfrist 30 Jahre lang, beispielsweise für Mahnbescheide, Prozessakten oder Urteile.
Welche Dokumente müssen 5 Jahre aufbewahrt werden?Eine 5-jährige Aufbewahrungspflicht für arbeitsrechtliche Unterlagen gemäss Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1), namentlich für Dokumente welche sich zu Personalien, Beschäftigungsart, Ein-/Austritt, Arbeits-/Pausen-/Ruhezeiten sowie Lohnzuschläge und medizinische Abklärungen äussern.
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