Die Serienmail ist eine der effizientesten Funktionen in Microsoft Office: Sie k�nnen ihr Dokument in Word gestalten und viele Werkzeuge zur Formatierung oder Schriftarten verwenden - und schlie�lich eine Email aus Outlook versenden. Hierzu lassen sich sowohl Outlook-Kontakte, als auch eine externe Datenquelle (Excel Tabelle, Access Datenbank, .CSV-Datei oder ein Textdokument) verwenden. In den Quellen k�nnen zahlreiche pers�nliche Informationen gespeichert werden, die weit �ber den Namen und die Email-Adresse hinausgehen. Die standardm�ssige Funktion der Serienmail in Outlook und Word l�sst einen dabei aus drei Formaten w�hlen: HTML-Nachricht, einfacher Text oder angepasster Anhang.
Mit der gleichen Serienmail Funktion, k�nnen Sie auch designte HTML-Nachrichten aus Microsoft Publisher versenden.
Dies ist eine beliebte Methode, um sch�n formatierte Dokumente zu verschicken. H�ufig passiert es jedoch, dass die Formatierung auf dem Ger�t des Empf�ngers anders aussieht. Bilder k�nnten nicht angezeigt werden, Links nicht funktionieren oder Textfelder verzerrt sein.
All diese Fehlerquellen k�nnen vermieden werden, wenn Sie PDF-Anh�nge in Serienmails verwenden, also zum Beispiel ihren personalisierten Serienbrief als PDF-Dokument anh�ngen. Das standardisierte Format wird �berall gleich angezeigt werden. Genau diese Funktion bietet unsere Erweiterung f�r Word, Publisher und Outlook - das Mail Merge Toolkit. Hinzu kommt, dass dieses Add-in mit fast allen Versionen von Microsoft Office kompatibel ist. Finden Sie weitere Informationen auf der verlinkten Homepage.
Wenn Sie einen PDF-Anhang mit unserem Add-in versenden, werden alle angegebenen Datenfelder f�r jeden einzelnen Empf�nger individualisiert. Das Dokument wird also genau so angezeigt, wie Sie es sich vorstellen.
Au�erdem haben wir zwei verschiedene PDF-Formate in das Mail Merge Toolkit eingebettet, sodass Sie zwischen einer Version, die besser zur Einsicht geeignet ist, und einer Version, die besser zum Drucken geeignet ist, w�hlen k�nnen:
Durch das Versenden ihrer Nachricht als PDF-Datei, ist es dem Empf�nger sogar m�glich, diese mit einem PDF-Editor zu bearbeiten.
Au�erdem wird ihnen die M�glichkeit gegeben, eine kurze Nachricht als Email-Text zu formulieren. So versenden Sie keine leere Email mit Anhang, sondern eine personalisierte Kurznachricht.
Mit dieser effizienten Funktion, k�nnen Sie zum Beispiel individuelle Auftr�ge oder Rechnungen im PDF-Format zu einer ganzen Empf�ngerliste versenden: Gestalten Sie ihr Dokument, f�gen Sie Platzhalter f�r pers�nliche Informationen ein und das Mail Merge Toolkit erledigt den Rest vollautomatisch!
Wenn Sie mit Microsoft Office arbeiten und h�ufiger mal vor der Aufgabe stehen, gro�e und personalisierte Nachrichtensendungen durchzuf�hren, sind ihnen bestimmt die bordeigenen Mittel der Office Produkte bekannt, die hierf�r ben�tigt werden. Die Funktion des Serienbriefs in Outlook und Word wurde bereits in der 2002er Version von Office eingef�hrt, und wurde zum unsch�tzbar wertvollen Werkzeug. Wenn Sie gro�e Bekanntmachungen an Mitarbeiter oder Sonderangebote f�r Kunden versenden, eine riesige Bewerberdatenbank verwalten oder personalisierte Newsletter verteilen m�ssen, gibt es keine auch nur ann�hernd so gute Funktionalit�t im gesamten Office Paket. Serienmails in Outlook k�nnen eine Nachricht theoretisch an eine unbegrenzte Anzahl an Empf�nger senden und mit unlimitiert vielen pers�nlichen Datens�tzen best�cken. Wenn also die selbe Nachricht an viele Empf�nger versendet werden soll, in der einige der Eingaben an den Adressaten angepasst werden sollen, ist der Serienbrief eine einfache und professionelle L�sung. Ein Empf�nger erh�lt nur sein Exemplar der Nachricht, mit seinem Namen, seiner Adresse und seinen Informationen, und f�hlt sich damit pers�nlich angesprochen. Hinzu kommt, dass Sie beispielsweise verhindern k�nnen, dass Kundeninformationen f�r jeden sichtbar werden. Wie Sie sehen, werden an entscheidenden Stellen sogenannte Makros eingef�gt. Beispielsweise bei der Anrede oder der Begr��ung, dem Namen und anderen empf�ngerspezifischen Angaben. W�hrend die eigentliche Nachricht dann generiert wird, greift Word auf die festgelegte Datenquelle zu und f�llt Platzhalter mit den gew�nschten Informationen. Eine Datenquelle kann dabei zum Beispiel die Outlook-Kontaktdatenbank, eine Excel-Tabelle oder Microsoft Access-Dateien sein, um nur ein paar zu nennen. Die entstehende Nachricht macht den Anschein, dass sie nur f�r diesen einen Empf�nger erstellt wurde, was in gewisser Hinsicht auch stimmt - nur eben vollautomatisch. Selbst im Empf�ngerfeld der Email, wird nur ein einzelner Kontakt aufgef�hrt. In einem Vorschau-Fenster l�sst sich einsehen, wie der Adressat die Nachricht erhalten wird: Wir von MAPILab haben zus�tzlich daran gearbeitet, die nativen Funktionen von Office zu erweitern und zu verbessern, um neue Anwendungsfelder zu schaffen und den Komfort der Arbeit zu erh�hen. Wir stellen unser Mail Merge Toolkit vor, welches ein Add-in ist, dass Microsoft Office als Basis nimmt und die Funktionalit�t dessen erweitert. Eine der am meisten erwarteten und wichtigsten Neuerungen ist die M�glichkeit, individuelle Email-Anh�nge zu den personalisierten Nachrichten hinzuzuf�gen. Serienmails mit Anh�ngen in Outlook �ffnen ganz neue Anwendungsbereiche f�r das t�gliche Gesch�ft vieler Unternehmen. Hinzu kommt, dass die Durchf�hrung sehr einfach ist: Es wird ein Dateipfad f�r die individualisierten Anh�nge zur Datenquelle hinzugef�gt. Anschlie�end wird dieser, in Form eines Makros in der Konfiguration der Serienmail angegeben. So werden nahtlos einzelne Anh�nge an alle Empf�nger verschickt, als ob man sie selbst in Outlook eingef�gt h�tte. Der Anhang kann sogar nach dem Empf�nger benannt werden. Wenn Sie einen Anhang an ein paar Empf�nger senden, ist dies selbstverst�ndlich auch m�glich. Sie k�nnen gerne ein kurzes Video ansehen, welches von unseren Freunden vom Webucator Training Service erstellt wurde. Es zeigt, wie man eine Serienmail in Outlook mit einem Anhang erstellt: Mit der neusten Version des Mail Merge Toolkit ist es au�erdem M�glich, ihr Dokument als .PDF-Datei anzuh�ngen, welches ebenfalls personalisierte Angaben enth�lt. |
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