Serienbrief wenn dann

Serienbriefe sind eine große Hilfe, wenn es darum geht, viele Personen auf einmal zu erreichen. Doch nicht jeder Adressat ist mit seinem Vornamen bekannt oder manche Personen haben einen zusätzlichen Titel, was im Seriendruck zu Problemen führen kann. In diesen Fällen entstehen überflüssige Leerzeichen am Zeilenanfang oder innerhalb der Zeile. Diese Lücken sind nicht schön anzusehen und wirken unprofessionell. Durch die Anwendung von Regeln innerhalb des Serienbriefs lassen sie sich aber vermeiden. 

So funktioniert es:

In einer Empfängerliste müssen nicht alle Angaben bekannt sein. Wenn – wie in unserem Beispiel – einige Angaben fehlen, so führt das bei der Anordnung der Seriendruckfelder mit jeweils einem Leerzeichen dazwischen zu unschönen Ergebnissen. 

Um dies zu vermeiden, fügt man zwischen die Seriendruckfelder „Anrede“ und „Titel“, „Titel“ und „Vorname“ sowie „Vorname“ und „Nachname“ kein festes Leerzeichen ein. Stattdessen wird eine Seriendruckregel erstellt, die nur dann ein Leerzeichen einfügt, wenn das entsprechende Feld nicht leer ist.  

Klicken Sie hierzu im Register „Sendungen“ in der Gruppe „Schreib- und Einfügefelder“ die Schaltfläche „Regeln“. In der erscheinenden Liste wählen Sie den Eintrag „Wenn… Dann… Sonst…“ aus. 

Wählen Sie im folgenden Fenster als Feldname das Feld „Anrede“ aus und unter „Vergleich“ den letzten Eintrag in der Liste „ist nicht leer“. Geben Sie unter „Dann diesen Text einfügen:“ ein Leerzeichen ein. Der Eintrag unter „Sonst diesen Text einfügen:“ bleibt leer. Klicken Sie auf OK. 

Ebenso verfahren Sie mit dem Feld „Titel“ und dem Feld „Vorname“. Die Leerzeichen erscheinen jetzt nur noch, wenn die entsprechenden Felder mit Inhalten gefüllt sind. 

Wenn Sie schon länger mit Word arbeiten, aber viele Funktionen lange nicht mehr genutzt haben, empfehlen wir Ihnen unser Auffrischungsseminar für Word. Wir freuen uns auf Sie!

• Word Serienbrief erstellen mit Anrede
• VIDEO
• Im Register „Sendungen“ wird der Seriendruck gestartet
• Serienbriefregel in Word: Wenn…Dann…Sonst
• Daten für den Seriendruck richtig vorbereiten
• Standard Seriendruckfeld – Adressfeld vervollständigen
• Briefanrede im Word Serienbrief personalisieren
• Vorschau Word Serienbrief erstellen mit Anrede

Word Serienbrief erstellen mit Anrede

wir zeigen Ihnen, wie sie einen Word Serienbrief erstellen mit Anrede. Dafür lesen Sie hier im Text weiter oder schauen sich das Lern-Video zu Thema Word Serienbrief erstellen mit Anrede an.

Für alle Serientexte, gleichgültig ob Briefe oder Etiketten sind zwei Komponenten wichtig. Die erste Komponente ist das Hauptdokument – in unserem Fall handelt es sich hierbei um einen Brief. Der Brief enthält alle feststehenden Eintragungen wie etwa Absender mit Logo, Adressfeld, das natürlich noch leer ist und der feststehende Text. Die zweite Komponente bildet die Datenquelle. Die Datenquellen können unterschiedlicher Herkunft sein, wie etwa eine Word-Tabelle, eine Kontaktliste aus Outlook, eine Excel-Tabelle oder eine Access-Kontaktdatenbank. Die Datenquelle enthält dann die variablen Daten also Name, Vorname und Anschrift der Empfänger.

Das fertige Produkt nennt man Seriendruckdokument. Eine Kombination aus dem Hauptdokument und der Adressenliste.

Im Register „Sendungen“ wird der Seriendruck gestartet

Wie im Bild unten wählen Sie im Menü Sendungen „Seriendruck starten“.
Wir wählen hier als Serientext den Brief aus.
Danach die Empfängerliste.
Wir bleiben im Menü Sendungen und klicken auf „Empfänger“ wählen.
Wie oben bereits beschrieben könnte das zum Beispiel auch eine Wordtabelle sein. In unserem Beispiel ist es eine Excel-Tabelle, die wir nun mit unserem Brief verbinden möchten.

Das System erkennt die entsprechenden Tabellennamen. Unsere Datei enthält nur eine Tabelle, nämlich die mit den Daten.
Wichtig ist es, dass die erste Datenreihe auch wirklich passende Feldnamen/Spaltenüberschriften aufweist. Für den Fall, dass Sie Ihre eigene Datenquelle noch einmal auf Richtigkeit prüfen möchten, stellen wir einen Link auf die Microsoft Support Seite ein. Vorbereiten einer Excel-Datenquelle für einen Seriendruck

Serienbriefregel in Word: Wenn…Dann…Sonst

Bitte bleiben Sie im Menü Sendungen.
Klicken Sie auf „Regeln“ und wählen „Wenn… Dann… Sonst…“
Sie sehen ein neues Fenster „Bedingungsfeld einfügen: Wenn“

Hier füllen Sie die Felder aus. Wir setzen als Platzhalter die Spaltenüberschriften oder Feldnamen unserer Excel-Tabelle ein. Üblicherweise beginnt das Adressfeld mit der Anrede, also Herr oder Frau. Im Fenster „Bedingungsfeld einfügen: Wenn“ werden wir nun unsere Bedingungen fixieren, damit sich Frau und Mann in entsprechender Anrede wiederfindet.

Sie haben die Möglichkeit die Felder auszuwählen, als da wären Name, Vorname, Straße, Ort und weiter unten ein Anredefeld. In dieser Anredespalte haben wir lediglich ein kleines „m“ eingetragen, wenn es sich um einen männlichen Empfänger handelt, bzw. ein „w“ für die Empfängerinnen. Das kleine „m“ und das kleine „w“ ist Bestandteil unserer Exceltabelle.

Daten für den Seriendruck richtig vorbereiten

Nochmals, weil wichtig. Das kann in Ihrer Tabelle völlig anderes erfaßt worden sein. Wir legen Ihnen ans Herz, Ihre Daten für den Seriendruck aufzubereiten, denn hier liegen meistens die Fehler, warum es nicht klappen will. Seriendruckfunktionen stehen und fallen mit der Datenquelle. Vorbereiten einer Excel-Datenquelle für einen Seriendruck.

Unsere Regel muß nun lauten:
wenn im Feld Anrede der Inhalt aus einem kleinen m besteht,
dann soll Word bei der aktuellen Cursorposition Herrn eintragen
sonst Frau.

Standard Seriendruckfeld – Adressfeld vervollständigen

Im Anschluss daran wählen wir ein Standard Seriendruckfeld, ohne Regel, nämlich einfach Vorname Leertaste und Name. Sie beobachten, dass möglicherweise die Schrift unterschiedlich ist. Es empfiehlt sich Schriftart und Größe zu prüfen und ggf. auf die Seriendruckfelder zu übertragen. Wir haben die Anreden, Name und Vorname und lassen jetzt die Straße folgen, anschließend die Postleitzahl und durch eine Leertaste getrennt den Ort. Damit hätten wir das Adressfeld komplett.

Briefanrede im Word Serienbrief personalisieren

Eine Regel für die Briefanrede, die jeweils „sehr geehrter Herr“ oder „sehr geehrte Frau“ lauten soll.

Dafür richten Sie ebenfalls eine Regel ein:
wenn der Inhalt der Datenspalte Anrede gleich m ist,
dann soll der feste Eintrag „Sehr geehrte“ mit einem „r“ ergänzt werden – eine Leertaste – und Herr,
sonst soll eine Leertaste geschaltet und Frau eingetragen werden.

Dazu natürlich dann wieder der Name über das „Seriendruckfeld“ einfügen.

Sicherheitshalber das Format prüfen und ggf. ändern.

Vorschau Word Serienbrief erstellen mit Anrede

Wir können uns jetzt das aktuelle Ergebnis über das Register „Sendungen“ in der Vorschau anzeigen lassen. Die Vorschau ist auch sinnvoll, um Tippfehlern vorzubeugen. Korrigieren Sie wenn nötig.

Serienbrief Vorschau

Wir danken Ihnen für Ihr Interesse am Thema Word Serienbrief erstellen mit Anrede und wünschen viel Spaß und Erfolg mit Word.

Was ist ein Mergefield?

Wie füge ich ein Mergefield ein?

Was verbirgt sich hinter der wenn dann sonst Regel?

Was ist das bedingungsfeld?