Ist der Arbeitgeber verpflichtet einen Lohnsteuerjahresausgleich zu machen?

Sie als Arbeitgeber behalten bei jeder Lohn- und Gehaltszahlung die Lohnsteuer ein und führen diese ans Finanzamt ab. Um jene Mitarbeiter finanziell zu entlasten, die im Jahr zu viel Steuern gezahlt haben, können Sie am Jahresende einen Lohnsteuerjahresausgleich durchführen.

Erstattung durch den Arbeitgeber

Früher verwendeten Privatpersonen den Begriff Lohnsteuerjahresausgleich für ihre freiwillig beim Finanzamt eingereichte Einkommensteuererklärung. Sie dient meist dazu, Kosten von der Steuer abzusetzen. Heute bezeichnet der Ausdruck jedoch ausschließlich die im Dezember durchgeführte Korrektur des Lohnsteuerabzugs durch den Arbeitgeber. Diese findet meist zusammen mit der Lohn- oder Gehaltsabrechnung statt. Dadurch erstattet der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die zu viel bezahlten Steuerbeträge, bevor er die Lohnsteuerbescheinigungen erstellt. Der Lohnsteuerjahresausgleich hat also nichts mit der Steuererklärung von Arbeitnehmern zu tun.

Korrigierte Abrechnungen nach Ablauf des Kalenderjahres

Die Voraussetzungen für die Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleiches sind im Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Die Lohnsteuer gehört zur Einkommensteuer und fällt bei Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit an. Wenn Sie als Arbeitgeber im Laufe des Kalenderjahres zu viel Lohnsteuer einbehalten haben, können Sie sie dem Arbeitnehmer nach Ablauf des Jahres erstatten. Allerdings ist das nur möglich, bevor Sie die elektronische Jahressteuerbescheinigung an das Finanzamt übermitteln. Danach dürfen Arbeitgeber keinen Lohnsteuerjahresausgleich mehr durchführen. Sind Arbeitnehmer mit der Höhe der einbehaltenen Lohnsteuer nicht einverstanden, müssen sie Einspruch erheben.

Wieso ist in manchen Fällen der Steuerabzug zu hoch?

Die Einkommenshöhe von Mitarbeitern kann zum Beispiel aufgrund von Gehaltserhöhungen, Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld schwanken. Dann rutschen diese Arbeitnehmer in den betreffenden Monaten oft in der Steuerprogression nach oben, sodass sie höhere Abgaben zahlen müssen. Für die Berechnung der Jahreslohnsteuer gilt aber das Jahreseinkommen. Darin lassen sich monatliche Einkommensspitzen auf andere Monate umlegen. Somit kann die errechnete Jahressteuerschuld niedriger ausfallen als die Summe der bereits ans Finanzamt gezahlten monatlichen Steuerabzüge. Die Differenz muss der Arbeitgeber unter Umständen erstatten.

Ab zehn Arbeitnehmern ist der Lohnsteuerjahresausgleich Pflicht

Als Arbeitgeber verantworten Sie die einwandfreie Abführung der Lohnsteuer an den Fiskus. Wenn Sie am 31. Dezember eines Jahres mindestens zehn Angestellte beschäftigen, müssen Sie am Jahresende die von Ihnen abgeführte Lohnsteuer prüfen. Dann ist gegebenenfalls bis spätestens Februar des Folgejahres eine Korrektur notwendig und Sie müssen den betroffenen Arbeitnehmern zu viel gezahlte Beträge erstatten. Stellt sich allerdings heraus, dass Ihre Mitarbeiter zu wenig Lohnsteuer gezahlt haben, müssen Sie keine Steuern nachfordern. Das bleibt dem Finanzamt überlassen.

Wann darf der Jahresausgleich nicht erfolgen?

Beachten Sie, dass Sie in einigen Fällen keinen Lohnsteuerjahresausgleich vornehmen dürfen – zum Beispiel bei

  • Mitarbeitern, die keinen Lohnsteuerjahresausgleich wünschen,
  • Mitarbeitern, die individuelle Freibeträge eingetragen haben, bei denen eine Besteuerung nach Steuerklasse V oder VI  oder das Faktorverfahren zur Anwendung kommt und die deshalb verpflichtet sind, eine Einkommensteuererklärung abzugeben,
  • Mitarbeitern, die Sie nicht ganzjährig beschäftigen – auch bei Saisonarbeitern oder Kurzarbeitern,
  • Steuerausländern, die mehr als die Hälfte des Jahres im Ausland wohnen,
  • Zahlung von Schlechtwetter-, Winterausfall- oder Mutterschaftsgeld.

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Hinweis auf Beratung: Dieser Artikel gibt nur Anregungen sowie kurze Hinweise und erhebt damit keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Informationen können eine persönliche Beratung durch einen Steuerberater, Steuerbevollmächtigten, Rechtsanwalt (insbesondere Fachanwalt für Steuerrecht), Wirtschaftsprüfer oder durch einen Lohnsteuerhilfeverein nicht ersetzen.

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Das Arbeit gebende Unternehmen führt am Ende eines Jahres den Lohnsteuerjahresausgleich durch – dieser hat nichts mit der privaten Einkommensteuererklärung gemein, die der Arbeitnehmer abgeben muss. Der Lohnsteuerjahresausgleich wird zum Dezember vorgenommen, wenn nun das gesamte Jahr als Betrachtungszeitraum für die geleistete Steuer zugrunde gelegt werden kann. Mit dieser Steuererklärung durch das Unternehmen wird die Einkommenssteuererklärung des Mitarbeiters zwar nicht unnötig, jedoch weniger bedeutsam, da die zu viel entrichteten Steuern wieder verrechnet werden. Dies gilt umgekehrt natürlich auch für die unrechtmäßig einbehaltenen Steuern.

Pflicht des Arbeitgebers?

Das Unternehmen ist nicht dazu verpflichtet, einen Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. Dies gilt, sofern das Unternehmen weniger als zehn Angestellte beschäftigt. In dem Falle ist es zwar dazu berechtigt, unterliegt aber keiner Verpflichtung. Anders liegt die Sache, wenn mehr als zehn Angestellte im Unternehmen tätig sind, dann muss der Jahresausgleich für die Steuer vorgenommen werden.

Voraussetzungen der Arbeitnehmer

Der Arbeitgeber muss vor Durchführung des Lohnsteuer­jahresausgleichs überprüfen, ob die einzelnen Angestellten die Voraussetzungen dafür erfüllen. In der Regel unterliegen alle Angestellten den Vorgaben, jedoch gibt es einzelne Kriterien, bei deren Vorliegen kein Jahresausgleich durchgeführt werden darf. So darf ein Arbeitnehmer nicht unbeschränkt einkommenssteuer­pflichtig sein und er darf auch keinen Antrag gestellt haben, dass der Lohnsteuer­jahresausgleich bei ihm nicht durchgeführt wird. Bei einer (teilweisen) Besteuerung nach Steuerklasse V oder VI im betreffenden Jahr darf ebenfalls kein Ausgleich vorgenommen werden. Wurde bei der Berechnung der Lohnsteuer ein Freibetrag berücksichtigt oder hat der Angestellte im Ausgleichsjahr einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Kurzarbeiter- oder Schlechtwettergeld bezogen, wird kein Ausgleich der Steuer durchgeführt. Hinzu kommen noch weitere Kriterien, die im Einzelfall überprüft werden müssen.

Das konkrete Verfahren beim Lohnsteuer­jahresausgleich

Das Verfahren zum Lohnsteuer­jahresausgleich ist ein sehr komplexes Verfahren. Das Finanzamt stellt entsprechende Softwares zur Verfügung, damit die Berechnung leichter vorgenommen werden kann. Nach Ablauf des Lohnzahlungs­zeitraums wird ein Jahresbetrag hochgerechnet. So wird der laufende Arbeitslohn zum Beispiel für die Monate Januar bis April gerechnet und mal vier genommen. Nun entsteht der Jahresbetrag, von dem der Versorgungsfreibetrag und der Altersentlastungs­betrag abgezogen oder aufgerechnet werden. Maßgeblich dafür sind die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte. Nun verbleibt ein Jahreslohn, von dem die Lohnsteuer errechnet wird. Wichtig ist hierbei die Steuerklasse, ebenfalls auf der Lohnsteuerkarte zu finden. Jetzt wird der Teilbetrag der Lohnsteuer abgezogen, der bereits auf den Lohn erhoben wurde. Der restliche Betrag, der nun noch übrig bleibt, ist die noch zu erhebende Lohnsteuer.

Ist die private Steuererklärung dann überflüssig?

Die Steuererklärung, die ein Angestellter macht, ist durch den Lohnsteuer­jahresausgleich im Grunde genommen überflüssig, denn der Arbeitgeber nimmt bereits eine Verrechnung der eventuell zu viel gezahlten Steuern vor. Dennoch kann die Einkommensteuer­erklärung abgegeben werden, wenn sich der Angestellte daraus einen Vorteil verspricht. Hier können zum Beispiel noch Fahrtkosten und Werbekosten abgesetzt werden, wodurch der Steuerpflichtige eine Rückzahlung erhalten kann. Ob diese letzten Endes tatsächlich geleistet wird und wenn ja, in welcher Höhe, bleibt nach der Berechnung durch das Finanzamt abzuwarten.

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Quellenangaben

Insbesondere die Informationen folgender Quellen haben wir für die Themenwelt "Lohnsteuer" verwendet:

Letzte Aktualisierung am 20.08.2022

Die Seiten der Themenwelt "Lohnsteuer" wurden zuletzt am 20.08.2022 redaktionell überprüft durch Michael Mühl. Sie entsprechen alle dem aktuellen Stand.

Vorherige Änderungen am 20.05.2022

  • 20.05.2022: Berücksichtigung des für 2022 rückwirkenden Steuerentlastungspakets im Lohnsteuerrechner mit Berechnung der Steuererstattung
  • 01.01.2022: Berücksichtigung der für 2022 von 0,12 auf 0,09 Prozent herabgesetzten Insolvenzgeldumlage U3 im Lohnsteuerrechner.
  • 10.11.2021: Anpassung des Lohnrechners und der Texte an die Lohnsteuerberechnung für 2022 gemäß der News von November 2021 auf der Seite des Lohnsteuerrechners).
  • 17.03.2021: Aufnahme eines Hinweises zur Freibetragserhöhung für Alleinerziehende bei Steuerklasse 2 im Lohnsteuerrechner.
  • 12.11.2020: Anpassung des Lohnsteuerrechners und der Texte an die Lohnsteuerberechnung für 2021 gemäß der News von November 2020 auf der Seite des Lohnsteuerrechners).
  • Redaktionelle Überarbeitung aller Texte in dieser Themenwelt

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Ist der Arbeitgeber verpflichtet einen Lohnsteuerjahresausgleich zu machen?

Warum Lohnsteuerjahresausgleich Arbeitgeber?

Der Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber ist ein betriebliches Erstattungsverfahren. Es eröffnet dem Arbeitgeber die Möglichkeit, dem Arbeitnehmer überhöhte Steuerabzugsbeträge aus den laufenden Lohnabrechnungen nach Ablauf des Kalenderjahres zeitnah vor Erstellen der Lohnsteuerbescheinigung zu erstatten.

Wer macht den Lohnsteuerjahresausgleich?

Der Lohnsteuerjahresausgleich wird umgangssprachlich oft mit der Einkommensteuererklärung gleichgesetzt. Das ist aber falsch. Der Lohnsteuerjahresausgleich erfolgt duch den Arbeitgeber. Die Einkommensteuererklärung erfolgt duch den Arbeitnehmer.

Wann wird ein Lohnsteuerjahresausgleich durchgeführt?

Arbeitgeber müssen den internen Lohnsteuerjahresausgleich spätestens mit der Lohnauszahlung im März des Folgejahres vornehmen. In der Regel bekommen Arbeitnehmer ihre Steuerrückzahlung vom Arbeitgeber im Dezember, mit dem letzten Gehalt des Jahres.

Warum kein Lohnsteuerjahresausgleich?

kein Lohnsteuerjahresausgleich erfolgen: wenn der Arbeitnehmer es beantragt. wenn der Arbeitnehmer nicht das ganze Kalenderjahr in Ihrem Unternehmen beschäftigt war. wenn der Arbeitnehmer nur beschränkt steuerpflichtig ist.

Was versteht man unter dem Lohnsteuerjahresausgleich?

Der Begriff Lohnsteuerjahresausgleich war eine frühere Bezeichnung für eine freiwillige Steuererklärung, die Antragsveranlagung. Jetzt wird der Begriff Lohnsteuerjahresausgleich für eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs verwendet, zu dem der Arbeitgeber verpflichtet sein kann.

Was bekommt man beim Lohnsteuerjahresausgleich zurück?

In den meisten Fällen ist für Arbeitnehmer durch den Lohnsteuerabzug Ihre „Schuld“ beim Finanzamt beglichen. In der Regel entfällt damit die Pflicht zur Abgabe der Einkommensteuererklärung. Wurde zu viel Lohnsteuer einbehalten, erhalten Sie die Differenz bereits im Rahmen des Lohnsteuerjahresausgleichs erstattet.