Der Arzt sollte die Unterlagen der Behandlung eines Patienten bei einer chronischen Erkrankung auch über die gesetzliche Frist hinaus aufbewahren. Dies gilt besonders für Therapien, in denen Komplikationen auftreten oder ein Rechtsstreit zu erwarten ist.
Besondere Bestimmungen betreffen Röntgenbilder. Welche Bestimmungen es dazu gibt, erfahren Sie in diesem Artikel.
Aufbewahrungsfrist aufgrund des Zivilrechts
In einem Gerichtsverfahren, in dem Schadensersatzansprüche verhandelt werden, gelten die Verjährungsfristen des Zivilrechts. Deshalb sollten die Dokumentationenüber 30 Jahre aufbewahrt werden. Können die Unterlagen nicht mehr vorgelegt werden, wird dies von Gerichten häufig negativ bewertet. Vermutet wird dann, dass nicht nur die Dokumentation, sondern auch die Behandlung nicht wie erforderlich erfolgt ist.
ImParagraphen 199 des Bürgerlichen Gesetzbuchs(BGB) finden sich die Regelungen über den „Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist und Verjährungshöchstfristen“. Der Absatz 2 ist besonders in Verbindung mit Heilbehandlungen von Belang. Dort heißt es: „Schadensersatzansprüche, die auf der Verletzung des Lebens, des Körpers, der Gesundheit … beruhen, verjähren ohne Rücksicht auf ihre Entstehung … in 30 Jahren von der Begehung der Handlung … an.“
Bestimmungen in diversen Gesetzeswerken
Die Röntgenverordnung war für eine lange Zeit das bestimmende Regelwerk für die Aufbewahrungszeiten von Röntgenbildern. Paragraph 28 führt aus, dass Aufzeichnungen einer Behandlung vom Betreiber der Röntgeneinrichtung über 30 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt werden müssen. Das betrifft damit die Praxis oder Klinik, die das Röntgenbild anfertigt.
Am 31. Dezember 2018 trat die Röntgenverordnung außer Kraft. Die Regelungen zur Aufbewahrung wurden unverändert in das Strahlenschutzgesetz übernommen.
DieAufbewahrungsfrist von Röntgenaufnahmen, Konstanzprüfungen und die zugehörige Dokumentation, beträgt 2 Jahre. Aufzeichnung einerRöntgentherapie sind 30 Jahre lang vorzuhalten. Für dieRöntgendiagnostik sind vom Gesetzgeber 10 Jahre vorgesehenbei Patienten ab einem Alter von 18 Jahren. DieRöntgenbilder für Jugendliche und Kinder müssen mindestens bis zur Vollendung des jeweils 28. Lebensjahres vorhanden sein.
Entsprechende gesetzliche Bestimmungen finden sich im „Gesetz zum Schutz vor der schädlichen Wirkung ionisierender Strahlung, Strahlenschutzgesetz (StrlSchG). DerParagraph 85befasst sich mit den „Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und behördlichen Mitteilungspflichten von Daten und Bilddokumenten bei der Anwendung am Menschen“. Der Absatz 2 enthält die Aufbewahrungsfristen.
Hinweise für Privatpersonen
Wird eine Schadensersatzklage in Erwägung gezogen, ist die Beweislage entscheidend. In problematischen Fällen kann es notwendig sein, über die relevanten Röntgenbilder selber zu verfügen. Der Arzt und das Krankenhaus sind verpflichtet, dem Patienten die entsprechenden Aufnahmen zur Verfügung zu stellen. Auch für den Behandelten kann es sinnvoll sein, die Röntgenbilder 30 Jahre lang aufzubewahren. Denn immerhin ist es möglich, dass sich durch zusätzliche Informationen andere Bewertungen einer Behandlung ergeben.
Übrigens gehören die Röntgenaufnahmen dem durchführenden Arzt. Darüber hinaus ist dieser verpflichtet, die Aufnahmen zu archivieren, einem Arzt zur Weiterbehandlung oder dem Patienten oder seinem gesetzlichen Vertreter zu überlassen. Dies besagt der Paragraph 11 der Musterberufsordnung für Ärzte (MBO), in dem die Pflicht zur Dokumentation als Rechtspflicht verankert ist.
Entsorgen von Röntgenbildern
Aufgrund ihrer Materialität zählen Röntgenbilder nicht zu Papierakten. Für Entsorgung von Röntgenbildern in größerem Umfang müssen Sie deshalb eine Datenträgervernichtung beauftragen. Kleinere Mengen von Röntgenbildern können meist im nächstgelegenen Recyclinghof abgegeben werden.
Medizinische Dokumente wie Laborbefunde und Röntgenbilder, Karteikarten oder Lieferscheine über medizinische Gerätschaften: Eine Arztpraxis darf viele Dokumente nicht einfach in die Schredder geben und entsorgen. Das gilt auch, wenn die Arztpraxis sie nicht braucht, etwa weil eine Patient:in umgezogen ist und nicht mehr in die Praxis kommt. Vielmehr gelten für jede Arztpraxis Aufbewahrungsfristen für Unterlagen. Wie lang diese ausfallen, hängt von der Art des Dokumentes ab.
Die Aufbewahrungsfrist für die ärztliche Dokumentation ist im Bürgerlichen Gesetzbuch, dem BGB, festgelegt. Im §630f ist festgehalten, dass Ärzt:innen eine Patientenakte für zehn Jahre nach dem Abschluss der Behandlung aufbewahren müssen – sofern es keine Vorschriften für andere Aufbewahrungsfristen gibt. Auch der Bundesmantelvertrag für Ärzte und die ärztliche Berufsordnung schreiben eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren nach dem Ende der Therapie vor.
Die Unterlagen von Patient:innen mit chronischen Erkrankungen sollten Sie länger als 10 Jahre aufbewahren, wenn sich Ihre Patient:in noch in Behandlung befindet. Auch wenn während der Behandlung Komplikationen auftreten oder es zu einem Rechtsstreit kommt, sollten die Aufbewahrungszeiten länger sein. Denn: Hat eine Arztpraxis die Patientenakte nicht über diesen Zeitraum aufbewahrt, muss sie in einem eventuellen Arzthaftungsprozess beweisen, dass sie die medizinisch notwendigen Maßnahmen tatsächlich getroffen hat.
Aufbewahrungspflicht für medizinische Dokumente – es gibt Ausnahmen
Wie fast überall gibt es einige Ausnahmen bei der Aufbewahrungspflicht, bei denen andere Fristen gelten. So ist zum Beispiel für Dokumente zur Strahlen- oder Röntgenbehandlung (nach dem Strahlenschutzgesetz) eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren festgelegt.
Anderes ist es bei einer Strahlen- oder Röntgenuntersuchung, bei der nur eine Frist von 10 Jahren gilt (beginnend ab dem 18. Lebensjahr). Röntgenbilder, Notizen aus Patientenbefragungen, die untersuchte Körperregion oder den Zeitpunkt der Aufnahme können Sie auf einem geeigneten Datenträger aufbewahren. Sie müssen sicherstellen, dass die Daten während der Aufbewahrungsfrist verfügbar, jederzeit lesbar und nicht verändert sind.
Bei der Anwendung von Blutprodukten muss die Arztpraxis nach dem Transfusionsgesetz (TFG) die Aufzeichnungen – je nach individuellem Fall – zwischen 15 und 30 Jahren aufbewahren.
Zu beachten ist, dass es sich in vielen Fällen um Mindestaufbewahrungsfristen handelt. Zivilrechtliche Ansprüche von Patient:innen gegenüber Ärzt:innen verjähren nach dem BGB jedoch erst nach 30 Jahren. Auch wenn es berufsrechtlich genügt, Dokumente von Patient:inn 10 Jahren lang aufzuheben – aus haftungsrechtlichen Gründen ist es ratsam, die Dokumente so lange aufzubewahren, bis aus der ärztlichen Behandlung definitiv keine Schadensersatzansprüche mehr abzuleiten sind, also 30 Jahre lang.
Dies ist wichtig, wenn es womöglich während der Behandlung zu Komplikationen – zu ärztlichen „Kunstfehlern“ – gekommen ist, für die Ärzt:innen eventuell haftbar zu machen sind. Gerichte legen es Ärzt:innen manchmal negativ aus, wenn sie die Dokumentation nicht aufbewahrt haben. Sie vermuten in diesem Fall, dass die Dokumentation und damit auch die Behandlung nicht ordnungsgemäß waren.
Aufbewahrungspflicht – welche Fristen gelten wofür?
Die folgende Tabelle enthält eine Auswahl, welche Dokumente und Aufzeichnungen Ärzt:innen wie lange aufbewahren müssen – die alphabetische Liste von A bis Z!
| Art des Dokuments | Aufbewahrungsfrist (Jahre) |
| A | |
| Abrechnung mit der KV mittels EDV – Sicherungskopie der Quartalsabrechnung | 4 |
| Abrechnungsunterlagen/ Privatrechnungen nach GOÄ | 10 |
| Arztbriefe (eigene und fremde) – nach Abschluss der Behandlung | 10 |
| Ärztliche Aufzeichnungen, Behandlungsunterlagen und Untersuchungsbefunde z.B.:
| 10 (nach der letzten Behandlung) |
| Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU) – Durchschrift des gelben Dreifachsatzes, Teil C | 1 |
| B | |
| Berufsunfähigkeitsgutachten | 10 |
| Berufsgenossenschaftliche Verletzungsverfahren – Unterlagen | 20 |
Betäubungsmittel
| 3 (von der letzten Eintragung an gerechnet) |
| Behandlung mit radioaktiven Substanzen und ionisierenden Strahlen | 30 |
| Blutprodukte – Anwendung von Blutprodukten sowie gentechnisch hergestellten Plasmaproteinen zur Behandlung von Hämostasestörungen Aber: Angaben nach § 14 Abs. 2 Transfusionsgesetzes (TFG), z.B. Patientenidentifikationsnummer, Chargenbezeichnung, PZN, Datum und Uhrzeit der Anwendung | 15 30 |
| D | |
| D-Arzt-Verfahren – Behandlungsunterlagen über das Durchgangsverfahren einschließlich Röntgenbilder und Krankenblätter | 15 |
| Disease- Management-Programme (DMP) -Dokumentation, personenbezogene Daten | 15 |
| E | |
| Einweisungen (Durchschrift) | 10 |
| F | |
| Früherkennungsuntersuchungen bei Kindern | 10 |
| Früherkennungsuntersuchungen auf Krebserkrankungen Frauen/Männer (Befunddokumentationsblätter) | 10 |
| G | |
| Gesundheitsuntersuchungen | 10 |
| Gutachten / Unfallunterlagen über Patienten, v.a. für Krankenkassen, Versicherungen | 10 |
| Genetische Untersuchungen und Analysen – Aufzeichnungen | 10 (anschließend Pflicht zur Vernichtung – Ausnahmen sind aber möglich) |
| H | |
| Häusliche Krankenpflege – Verordnungen | 10 |
| Heilmittelverordnungen | 10 |
| H-Ärzte – Behandlungsunterlagen über das Durchgangsverfahren einschließlich Röntgenbilder und Krankenblätter | 15 |
| J | |
| Jugendarbeitsschutzuntersuchung (Untersuchungsbogen) | 10 |
| Jugendgesundheitsuntersuchung (Berichtsvordrucke, Dokumentation) | 10 |
| K | |
| Karteikarten – einschließlich ärztlicher Aufzeichnungen und Untersuchungsbefunde, auch bei verstorbenen Patienten | 10 |
| Kontrollkarten über interne Qualitätssicherung und Zertifikate über erfolgreiche Teilnahme an Ringversuchen | 5 |
| Krankenhausberichte (stationäre Behandlung) – nach Abschluss der Behandlung | 10 |
| Krankenhausbehandlung – Verordnung, Krankenhauseinweisung Teil C | 10 |
| Krankenkassenanfragen (Durchschriften) | 10 |
| Krebsfrüherkennungsuntersuchungen | 10 |
| L | |
| Labor-Befunde / Labor-Buch | 10 |
| Labor – externe Qualitätssicherung (Zertifikate) | 5 |
| Labor – interne Qualitätssicherung | 5 |
| Labor (Zertifikate von Ringversuchen) | 5 |
| N | |
| Notfall- und Vertretungsscheine | 10 |
| P | |
| Psychotherapie (Mitteilung an Krankenkasse) | 10 |
| R | |
| Röntgen (Konstanzprüfungen; auch Filmverarbeitung von Prüffilmen) | 2 |
| Röntgenbehandlungen/ -therapie – Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen nach der letzten Behandlung | 30 |
| Röntgendiagnostik/ -untersuchung/ -aufnahmen – Röntgenaufnahmen und Aufzeichnungen im Sinne von § 28 Abs. 1 S. 2 Röntgenverordnung über Röntgenuntersuchungen von Patienten über 18 Jahre. | 10 (Achtung: Beginnt erst ab dem 18. Lebensjahr – daher ist die Aufbewahrung von Röntgenbildern, digitalen Bilddaten und sonstigen Untersuchungsdaten von Kindern und Jugendlichen mindestens bis zu Vollendung des 28. Lebensjahres nötig) |
| S | |
| Sonografische Untersuchungen – Aufzeichnungen, Fotos, Disketten, Prints, Befunde, Tapes | 10 |
| Strahlenschutz – Unterlagen über Mitarbeiterbelehrung | 5 |
| T | |
| Transplantation – Aufzeichnungen gemäß Transplantationsgesetz | 30 |
| U | |
| Überweisungsscheine | 1 |
| Z | |
| Zertifikate von Ringversuchen – externe Qualitätssicherung) | 5 |
| Zytologische Befunde – im Rahmen der Krebsfrüherkennung | 10 |
Neben diesen Unterlagen gibt es noch verschiedenste andere Dokumente, die in einer Praxis anfallen. So betragen zum Beispiel die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine einer Arztpraxis in der Regel 10n Jahre, wenn diese für die Buchhaltung von Belang sind. Finanzämter müssen zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung sämtliche Geldbewegungen und Geschäftstätigkeiten eines Unternehmens klar nachvollziehen können.
Ärztliche Pflicht zur Dokumentation und Aufbewahrung
Ärzt:innen haben einige Pflichten, was die Dokumentation und Aufbewahrung von Patientenunterlagen angeht. Die wichtigsten Pflichten und Maßnahmen lassen sich so zusammenfassen:
- Sie müssen Aufzeichnungen machen zu Ihren Feststellungen und Maßnahmen, die Sie im Rahmen ihrer Berufsausübung treffen. Diese sind nicht nur für Sie selbst als Gedächtnisstützen wichtig, sondern sie sind auch im Interesse der Patient:innen. Grundsätzlich sind Sie also verpflichtet, Ihre ärztliche Tätigkeit ordnungsgemäß zu dokumentieren und Krankenunterlagen sorgfältig zu führen und aufzubewahren.
- Wenn Patient:innen die betreffenden Dokumente einsehen möchten, müssen Sie ihnen den Einblick gewähren. Es sei denn, es sprechen erhebliche therapeutische Gründe oder die Rechte anderer dagegen. Auf das Verlangen müssen Sie die Kopien sämtlicher Unterlagen zur Verfügung stellen.
- Falls Sie den Anforderungen zur Dokumentation und Aufbewahrung nicht nachkommen, können sich später Nachteile für Sie ergeben, etwa bei einem Haftpflichtprozess. Sie können die Vorwürfe der Gegenpartei nicht widerlegen, wenn Sie die Unterlagen vernichtet haben – und somit vielleicht zu Unrecht verurteilt werden.
- Bei verstorbenen Patient:innen ist vielleicht eine kürzere Aufbewahrungsfrist von Dokumenten möglich. Angehörige stellen vermutlich in den nächsten 30 Jahren keine Schadensersatzansprüche. Allerdings gelten die Mindestaufbewahrungsfristen (in der Regel von 10 Jahren) auch für die Unterlagen verstorbener Patient:innen.
- Wenn ein:e Ärzt:in selbst verstirbt, müssen die Erben die Unterlagen aufbewahren. Einzelheiten müssen sie mit der zuständigen Ärztekammer abstimmen.
- Bei einer Aufgabe der Arztpraxis müssen Sie die ärztlichen Aufzeichnungen, Unterlagen und Untersuchungsbefunde dennoch aufbewahren oder dafür sorgen, dass sie in die richtigen Hände gelangen – nämlich in jene der ärztlichen Nachfolge. Ärzt:innen, die eine Praxis übernehmen, nehmen auch die Unterlagen von Patient:nnen in ihre Obhut. Sie müssen sie unter Verschluss halten und dürfen sie nur mit der schriftlichen Einwilligung der Patient:innen einsehen oder weitergeben.
- Aufzeichnungen auf elektronischen Datenträgern und Speichermedien müssen Sie speziell sichern und schützen, um die Veränderung, Vernichtung oder nicht rechtmäßige Verwendung zu verhindern.
- Durchschriften von Vordrucken, etwa Verordnungen häuslicher Krankenpflege oder Krankenhauseinweisungen, müssen Sie nicht aufbewahren – sofern Sie die entsprechenden Aufzeichnungen in der Patient:innenkartei getätigt haben und es keine abweichenden Aufbewahrungsfristen für die Durchschriften von Vordrucken gibt.
- Bei Komplikationen, Widerspruchs- oder Klageverfahren heben Sie sämtliche Dokumente am besten so lange auf, bis das Verfahren abgeschlossen ist. Sie müssen vielleicht den einen oder anderen Sachverhalt belegen können.
Aufbewahrungsfristen – jährlich das Archiv durchleuchten!
Arztpraxen sollten einmal jährlich ihr Archiv überprüfen und Unterlagen und Aufzeichnungen aussortieren, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Denn: Nach dem Ablauf der jeweiligen Frist müssen Sie die Dokumente zeitnah und unter Beachtung des Datenschutzes entsorgen.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) aus dem Jahr 2018 sieht die Minimierung von Daten vor. Ärzt:innen müssen deshalb personenbezogene Daten löschen oder Dokumente entsorgen, deren Aufbewahrung nicht mehr nötig ist – also nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
Datenschutzkonformes Entsorgen bedeutet, dass die Daten und Unterlagen nicht mehr lesbar sind und sich nur unter allergrößtem Aufwand wiederherstellen lassen. Digitale Daten müssen Sie unumkehrbar löschen. Manchmal ist ein professioneller Dienstleister ratsam, der sich mit den jeweiligen Sicherheitsanforderungen auskennt. Übrigens unterliegen auch Terminkalender oder Notizzettel dem Datenschutz und dürfen nicht ohne Schreddern im Papierkorb landen.
Quellen:
- Arzt & Wirtschaft (zuletzt abgerufen am 29.07.2022 unter //www.arzt-wirtschaft.de/praxis/buchhaltung/aufbewahrungsfristen-wann-duerfen-patientenunterlagen-in-den-schredder/)
- Bayerische Landesärztekammer (zuletzt abgerufen am 29.07.2022 unter //www.blaek.de/arzt-und-recht/aufbewahrung)
- Kassenärztliche Vereinigung Niedersachsen (zuletzt abgerufen am 29.07.2022 unter //www.kvn.de/internet_media/Mitglieder/Praxisf%C3%BChrung/Datenschutz/Datenschutzerkl%C3%A4rung_+%C3%84rztliche+Aufbewahrungsfristen-p-9724.pdf)
- Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein (zuletzt abgerufen am 29.07.2022 unter //www.kvno.de/praxis/recht-vertraege/dokumentation/aufbewahrungsfristen)
- Kassenärztliche Vereinigung Rheinland-Pfalz (zuletzt abgerufen am 29.07.2022 unter //www.kv-rlp.de/fileadmin/user_upload/Downloads/Mitglieder/Verguetung/Abrechnung/Aufbewahrungsfristen.pdf)