Was ist der Unterschied zwischen Termin und Besprechung in Outlook?

In diesem Video möchte ich Ihnen am Beispiel von Outlook zeigen, wie Sie Ihre Termine verwalten und Besprechungstermine planen. Klicken Sie unten in Outlook auf das Symbol für den Kalender, um zum Kalendermodul zu wechseln. Hier wird der aktuelle Monat angezeigt. Auf der Registerkarte Start finden Sie aber weitere Kalenderansichten, zum Beispiel die Tagesansicht oder die Arbeitswoche von Montag bis Freitag und die Woche von Montag bis Sonntag. Außerdem gibt es dort die beiden Befehle "Neuer Termin" und "Neue Besprechung". Was ist nun der Unterschied zwischen einem Termin und einer Besprechung? Ein Termin betrifft meistens nur Sie, zum Beispiel ein Termin beim Zahnarzt. Eine Besprechung betrifft auch andere Personen. Sie können zu Besprechungen einladen und Sie werden von anderen eingeladen. Um einen neuen Termin oder eine neue Besprechung anzusetzen, wählen Sie zunächst das Datum im Kalender aus, dann klicken Sie auf der Registerkarte Start und wählen "Neuer Termin". Ein Fenster für die Termindaten wird geöffnet, Sie vergeben Sie einen Namen und da Sie zuvor das Datum gewählt haben, wird es hier schon korrekt angezeigt. Ist der Termin ganztägig aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. Ansonsten legen Sie die Uhrzeit für den Anfang fest und für das Ende. Wenn Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie auf "Speichern & schließen" und der Termin wird in Ihren Kalender eingetragen. Um zu einer Besprechung einzuladen, gehen Sie ganz ähnlich vor. Sie markieren wieder das gewünschte Datum wählen auf der Registerkarte Start die Schaltfläche "Neue Besprechung" und dann wird ein Fenster für die Besprechungsdaten geöffnet. Auch hier geben Sie einen Titel ein und dann legen Sie fest, wen Sie zur Besprechung einladen wollen. Im Feld Erforderlich tragen Sie alle Personen ein, deren Teilnahme erforderlich ist. Hier können Sie auch eine Kontaktgruppe eingeben. Im Feld Optional geben Sie die Personen ein, deren Teilnahme nicht unbedingt erforderlich ist. Außerdem können Sie hier auch einen Ort festlegen und wenn Sie alle Daten eingegeben haben, dann klicken Sie auf Senden, dann wird die Einladung zu dieser Besprechung an Mariska Bremer gesendet und die Besprechung wird bei Ihnen im Kalender eingetragen. Wenn Sie selbst zu einer Besprechung eingeladen werden, erhalten Sie eine E-Mail und die Besprechung wird im Kalender am angesagten Tag eingefügt. Wenn Sie auf eine solche Einladung doppelklicken, dann wird die Besprechungseinladung geöffnet und Sie haben die Möglichkeit, per Mail zuzusagen, unter Vorbehalt zu zusagen, abzulehnen oder gegebenenfalls eine andere Zeit vorzuschlagen. Sie haben also im Kalendermodul von Outlook die Möglichkeit, Ihre Termine und Besprechungen zu verwalten.

Inhaltsverzeichnis Show

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Ausnahme: Besprechungen mit nur Optionalen Teilnehmern hervorheben
Besprechungen statt Termine hervorheben
Besprechungen hervorheben, bei denen man selber ein Optionaler Teilnehmer ist
Wie macht man einen Termin bei Outlook?
Wie lade ich in Outlook zu einer Besprechung ein?
Was ist eine Besprechungsanfrage?
Hat abgelehnt und eine neue Besprechungszeit vorschlagen?

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10) Wenn man nun die Menüs mit OK schließt und zum Kalender zurückkehrt, ist die Erstellung der Regel beendet.

Die drei Filter-Kriterien, um Einträge für Termine zu finden und sie hervor zu heben.

Hinweis 1: Kategorie-Farben überschreiben Farben von Bedingten Formatierungen.

Hinweis 2: Um das Beispiel kurz zu erläutern: da das Feld für „Erforderliche Teilnehmer“ zweimal spezifiziert wurde, muss wenigstens einer der Werte wahr sein (ODER-Bedingung). In jedem Fall muss die Bedingung für den Organisator auch wahr sein (UND-Bedingung).

Ausnahme: Besprechungen mit nur Optionalen Teilnehmern hervorheben

Wenn man ein Eintrag für ein Besprechung mit nur Optionalen Teilnehmern hat, muss man die folgende Regel für Bedingte Formatierung über der Regel für „Termine“ eintragen und seine Farbe auf „keine“ setzen.

– Feld: Optionale Teilnehmer
– Bedingung: ist nicht leer

Diese Regel kann man zum Beispiel so benennen: „Besprechungen (nur mit Optionalen Teilnehmern)”.
Am Ende dieser Anleitung befindet sich ein Screenshot, der die Erforderliche Sortierreihenfolge für die Regeln der Bedingten Formatierungen anzeigt.

Besprechungen statt Termine hervorheben

Wenn man eher Besprechungen statt Terminen hervorheben möchte, muss man folgendes tun:

1) Zunächst ändert man die Farbe der Regel für „Besprechungen (nur mit Optionale Teilnehmer)“ zu einer Farbe, die einem gefällt.
2) Im nächsten Schritt wechselt man die Farbe der Regel „Termine“ zu „Keine“ oder einer anderen Farbe als der, die man im ersten Schritt gewählt hat.
3) Anschließend legt man eine neue Regel an, die „Besprechungen“ genannt wird, ohne irgendwelche Kriterien festzulegen. Die Regel platziert man dann unter der Regel „Termine“. Man muss die Farbe für diese Regel zu der gleichen Farbe umändern, die man in Schritt 1 festgelegt hat. Alternativ kann man auch eine andere Farbe wählen, wenn sie sich von der Farbe aus Schritt 2 unterscheidet. Die Warnung, die beim Anwenden der Regel auftaucht, kann man ignorieren.

Besprechungen hervorheben, bei denen man selber ein Optionaler Teilnehmer ist

Das Schöne bei Bedingten Formatierungen ist, dass man sie nach den eigenen Interessen anpassen kann. So ist es zum Beispiel möglich, Treffen mit einer anderen Farbe zu versehen, bei der man selbst nur ein Optionaler Teilnehmer statt ein Erforderlicher Teilnehmer ist.
Um das zu tun, erstellt man eine neue Regel, die man beispielsweise „Treffen (Optional für mich)“ nennt und platziert sie über der Regel für „Besprechungen (nur mit Optionale Teilnehmer)“ oder, falls man diese Regel nicht erstellt hat, über der Regel „Termine“. Man wählt eine Farbe, die bisher noch nicht verwendet wird und legt folgende Kriterien fest:

Feld: Optionale Teilnehmer
Bedingung: enthält
Wert: (der eigene Display-Name)

Wenn man schon dabei ist, warum sollte man nicht auch gleich ein paar Regeln für Bedingte Formatierungen einfügen, um Urlaube, Geburtstage und Jubiläen hervorzuheben?

Wie macht man einen Termin bei Outlook?

Erstellen eines Termins.

Klicken Sie unten im Navigationsbereich auf Kalender..

Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Termin. ... .

Geben Sie den Betreff und den Ort ein, und führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: ... .

Klicken Sie auf der Registerkarte " Termin " auf "Speichern & Schließen"..

Wie lade ich in Outlook zu einer Besprechung ein?

So geht's:.

Öffnen Sie Outlook..

Klicken Sie links unten im Menü auf Kalender. ... .

Klicken Sie auf die Schaltfläche Termin. ... .

Geben Sie wie gewohnt Betreff, Ort und Datum sowie weitere Informationen ein..

Klicken Sie auf die Schaltfläche Einladen..

Was ist eine Besprechungsanfrage?

Sie können eine Besprechungsanfrage an eine oder mehrere Personen senden. Outlook verfolgt, wer die Anfrage akzeptiert, und reserviert in Ihrem Kalender den Zeitraum für die Besprechung.

Hat abgelehnt und eine neue Besprechungszeit vorschlagen?

Vorschlagen einer anderen Uhrzeit für eine Besprechung Wählen Sie in der Besprechungsanfrage Neue Uhrzeit vorschlagen aus,und wählen Sie dann entweder Mit Zagt und Neue Zeit vorschlagen oder Ablehnen und Neue Zeit vorschlagen aus.