Vorstellung per e-mail bei kollegen beispiel

Sichern Sie sich diesen umfassenden Leitfaden für Willkommens-E-Mail-Kampagnen von Freshteam. Darüber hinaus können Sie den Druck, der bei der Einstellung von Mitarbeitern aus der Distanz und beim Onboarding neuer Mitarbeiter entsteht, mit der Onboarding-Software von Freshteam ganz einfach reduzieren.

Was ist eine Willkommens-E-Mail für neue Mitarbeiter?

Eine Willkommens-E-Mail für neue Mitarbeiter ist nicht bloß eine einfache E-Mail, sondern eine Reihe von E-Mails, die in regelmäßigen Abständen verschickt werden, um neuen Mitarbeitern vor und nach dem Onboarding relevante und nützliche Informationen zukommen zu lassen. Sie können Vorlagen für E-Mails verwenden, die Sie in bestimmten Zeitabständen an Ihre neuen Mitarbeiter senden, um eine konstruktive Einarbeitung zu ermöglichen.

Das für jede einzelne Person, die Sie eingestellt haben, zu tun, klingt nach viel Arbeit. Das muss es aber nicht sein. Zur Vereinfachung finden Sie hier zwölf E-Mail-Vorlagen für den gesamten Onboarding-Prozess. Dieser sollte idealerweise einige Tage vor dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters beginnen. Sie können eine Onboarding-Software verwenden, die über einfache E-Mail-Automatisierungstools verfügt (etwa Freshteam). Sie müssen nur die Vorlagen hinzufügen und sie automatisieren – fertig!

Onboarding wird oft als der erste Schritt in einen Irrgarten angesehen, obwohl es idealerweise kleine Schritte zum Aufbau von Engagement und Motivation sein sollten, und somit zum Erfolg führen sollte. Das Onboarding erleichtert Ihren neuen Mitarbeitern die Aufnahme von Informationen, da sie in verständliche Häppchen unterteilt sind.

Die Bedeutung einer Willkommens-E-Mail-Kampagne für neue Mitarbeiter

1. Stellt eine gute Beziehung her und vermeidet Überraschungen nach der Einstellung

Zunächst einmal sind Ihre neuen Mitarbeiter neu in Ihrer Organisation und es versteht sich von selbst, dass sie sich auf ihren Eintritt in das Unternehmen freuen. Aber halt, hält die Freude auch bis zum ersten Tag an? Vielleicht. Vielleicht aber auch nicht.

„Talente sind immer gefragt und werden von vielen Unternehmen kontaktiert. Im schlimmsten Fall kann das die Talente veranlassen, ihr Glück bei anderen Unternehmen zu versuchen.“

Der Grund dafür ist, dass sie den Kontakt zu Ihnen verlieren, nachdem sie ein Angebot von Ihnen erhalten haben. Manchmal hören sie auch gar nichts mehr von Ihnen. Talente sind immer gefragt und werden von vielen Unternehmen kontaktiert. Im schlimmsten Fall kann das die Talente veranlassen, ihr Glück bei anderen Unternehmen zu versuchen. Willkommens-E-Mails für neue Mitarbeiter stellen eine der besten Methoden dar, Ihre Bewerber auf dem Laufenden zu halten, damit Sie in dieser schwierigen Phase nicht ins Vergessen geraten und eine gute Beziehung zu ihnen aufbauen.

2. Vermeidet Frustration aufgrund später Antworten

Alle Unternehmen, und dort insbesondere die Personal-Mitarbeiter, haben viel zu tun. Da kann es schon mal wie eine Ewigkeit erscheinen, bis sie auf alle Fragen antworten, die ihre neuen Mitarbeiter während der Begrüßungsphase haben. Um das Engagement und die Motivation zu fördern, können Sie immer wieder rechtzeitig inspirierende Geschichten über das Unternehmen und nützliche Informationen für die neuen Mitarbeiter versenden. Teilen Sie alle Informationen, die Sie den neuen Mitarbeitern geben müssen, in leicht verständliche Häppchen auf, damit sie richtig verstanden werden. Diese ständige Kommunikation trägt dazu bei, die Frustration, die durch verspätete Antworten entsteht, zu vermeiden.

Profi-Tipp: Wenn Sie das richtige Tool zur Hand haben, werden Ihre Personal-Mitarbeiter daran erinnert, auch auf lange vergessene E-Mails und so weiter zu antworten. 

3. Bringt Ihre neuen Mitarbeiter dazu, Ihr Unternehmen, noch bevor sie dort angefangen haben, zu lieben

Wie das funktioniert? Ganz einfach: Senden Sie Ihren neuen Mitarbeitern als Teil Ihrer Willkommens-E-Mail mit faszinierenden und interessanten Inhalten. Der Sinn von Willkommens-E-Mails für neue Mitarbeiter besteht darin, Ihre neuen Mitarbeiter zu begeistern und sie nicht mit Banalitäten zu langweilen. Achten Sie also darauf, was Sie verschicken. Recherchieren Sie, welche Interessen sie haben und wo diese liegen. Wenn sie das Gefühl haben, dass sie genau da sind, wo sie bei Ihrem Unternehmen sein sollten, haben Sie einen loyalen Mitarbeiter, der schon vor dem ersten Tag von Ihnen begeistert ist. 

Was in eine Willkommens-E-Mail-Kampagne für neue Mitarbeiter gehört: Einteilung pro Tag

Die Einrichtung einer Willkommens-E-Mail-Kampagne für neue Mitarbeiter ist ein Kinderspiel, wenn Sie wissen, welche Schlüsselinformationen Sie weitergeben möchten und wie Sie diese zeitlich einteilen wollen. Der zeitliche Ablauf könnte etwa wie folgt aussehen: Sie haben das Angebot verschickt. Der Kandidat hat es angenommen und der Einstellungstermin wurde ebenfalls mitgeteilt. Ist damit alles getan? Nein. Vielmehr verschicken Sie eine Reihe von E-Mails vor und nach dem Einstellungstermin, um das beste Onboarding-Erlebnis zu gewährleisten. Aber was sind diese E-Mails und welchen Inhalt sollten sie haben? Um die Antwort zu erfahren, lesen Sie einfach weiter.

„Wir wissen alle, dass Onboarding nicht erst am ersten Tag beginnt, sondern schon viel früher. Dazu gehört auch eine Reihe von E-Mails, die Sie sowohl vor als auch nach dem Eintrittstermin versenden sollten.“

Die Vorlagen beginnen 13 Tage vor dem Einstellungstermin und gehen bis zum Tag 60 nach dem Onboarding des Mitarbeiters

E-Mail Nr. 1, versendet am Tag -13: Danke-E-Mail für die Annahme des Angebots

Zweck dieser E-Mail ist es, Ihren neuen Mitarbeitern für die Annahme Ihres Stellenangebots zu danken. Sie denken vielleicht: „Wer bedankt sich denn überhaupt bei Bewerbern, weil die ein Angebot annehmen?“ Aber sie ist ein wichtiger Bestandteil des gesamten Onboarding-Prozesses. Es ist der erste Schritt, Bewerbern ein gutes Gefühl zu vermitteln, dass sie sich für Ihr Unternehmen entschieden haben. 

Sie können dieselbe E-Mail auch nutzen, um wertvolles Feedback zum Vorstellungsgespräch einzuholen, sodass Sie darauf zurückkommen können. Sie können den Bewerbern/die neuen Mitarbeiter auch auffordern, die Handles ihrer sozialen Medien oder ihrer beruflichen Profile zu übermitteln. Wir werden diese in unserer nächsten E-Mail verwenden.

E-Mail Nr. 2, versendet am Tag -12: Das ist Ihr Team

Die Führungskraft ist für die Eröffnung der Funktion, der bisherigen Erfahrung, der Interessen und Hobbys sowie anderer interessanter Fakten über den neuen Mitarbeiter verantwortlich, damit sie ihn effektiv in ihr Team einführen kann. Zuvor sollten Sie jedoch eine E-Mail verfassen, in der sowohl die Führungskraft als auch der neue Mitarbeiter genannt werden, damit sie sich gegenseitig kennenlernen können. Diese E-Mail soll auch als Anstoß dienen, die Führungskraft daran zu erinnern, den neuen Mitarbeiter dem Team vorzustellen. 

• Geben Sie der Führungskraft soziale Links/Profile des neuen Mitarbeiters, die sie mit dem Team teilen kann, damit sie sich schon vor dem ersten Arbeitstag in den sozialen Netzwerken vernetzen können. Das hilft allen Parteien dabei, einen Kontext für interessante Themen zu schaffen, die sie bei einem persönlichen Treffen besprechen können. 

• Sie können Ihre neuen Mitarbeiter sogar bitten, ihre neuen Kollegen in der Phase vor dem Start kennenzulernen, um das Onboarding einfacher und besser zu gestalten. 

• Nutzen Sie diese E-Mail, um Ihrem neuen Mitarbeiter einen „Buddy“ vorzustellen. Ein Buddy ist jemand, dem sich Ihr neuer Mitarbeiter anvertrauen kann. Ein Buddy kann auch jemand sein, der keine höhere Position als Ihr neuer Mitarbeiter hat.

E-Mail Nr. 3, versendet am Tag -10: Dokumentation 

Stellen Sie sich vor, was würden Sie als neuer Mitarbeiter tun wollen? Sie möchten nicht, dass jemand Ihren ersten Tag ruiniert, indem er Sie mit einer Unmenge an Papierkram überhäuft. Also müssen Sie als Personal-Mitarbeiter proaktiv vorgehen und die Erfassung der Dokumente vor dem ersten Tag erledigen. Sie können diesen Teil weitgehend automatisieren, indem Sie einen umfassenden Personal-Stack für das Onboarding einsetzen, der es Ihren Kandidaten ermöglicht, elektronisch zu unterschreiben, eine Checkliste für das Onboarding zu erstellen und vieles mehr. 

Falls die neuen Mitarbeiter ihre Dokumente noch nicht eingereicht haben, wenn die Frist näher rückt, erinnern Sie sie freundlich daran. Sorgen Sie dafür, dass alle Dokumente vor dem ersten Tag unterschrieben und eingereicht worden sind. Sie können auch Zugang zu einem Mitarbeiter-Self-Service-Portal gewähren, in dem die neuen Mitarbeiter ihre wichtigen Daten selbst eingeben können. Das stellt sicher, dass keine Fehler passieren und spart eine Menge Zeit.

Hier finden Sie eine E-Mail-Vorlage, in der Sie den Mitarbeiter in Ihr Portal einführen, ihn bitten, sich anzumelden und die notwendigen Formalitäten gemäß den Anweisungen des Tools zu erledigen. 

E-Mail Nr. 4, versendet am Tag -5: Tipps zum Erfolg für neue Mitarbeiter von Ihrer Personalabteilung

Sind Sie mit der Sammlung aller erforderlichen Dokumente fertig? Jetzt ist es Zeit, Geschichten zu erzählen. Als Personal-Mitarbeiter können Sie Ihre Mitarbeiter mit kurzen Anekdoten über einige der erfolgreichen Mitarbeiter Ihres Unternehmens anspornen, ansprechen und motivieren. Wenn neue Mitarbeiter dies mit eigenen Augen sehen, ist die Wirkung am besten. In der Tat wären sie mehr als glücklich, etwas darüber zu erfahren, was solche Menschen gemacht haben. Erstellen Sie eine Art Newsletter für jede Abteilung, zum Beispiel Vertrieb, Personalwesen, Marketing, Produkt, Führung und so weiter, in dem jeweils Geschichten von Personen aus dem betreffenden Bereich enthalten sind. Keine Sorge, das ist keine Herkulesaufgabe. Vielmehr erstellen Sie die Texte nur einmal. Sie können sie dann aktualisieren, wenn etwas Langes gekürzt oder etwas hinzugefügt werden muss. Den Aufwand ist es in jedem Fall wert. 

Hier sind einige Tipps, was Sie in den Newsletter aufnehmen können, um Ihre neuen Mitarbeiter zu motivieren: 

• Sprechen Sie über das Setzen von kurzfristigen, erreichbaren und SMARTen Zielen in den ersten 30 Tagen

• Erzählen Sie kurze Anekdoten von Menschen aus dem Unternehmen, die das richtige Gleichgewicht zwischen ihrer Karriere und ihrer beruflichen Entwicklung gefunden haben

• Erzählen Sie Geschichten über aktuelle Mitarbeiter, die ihre Leidenschaft (etwa Musik, Backen) oder einen Nebenberuf (zum Beispiel DJ, Sport und so weiter) mit ihrer Arbeit in Einklang bringen

• Weitere allgemeine Punkte: Offen für Feedback sein, Teammitgliedern helfen, wenn sie können und so weiter

E-Mail Nr. 5, versendet am Tag -1: Geschichten über die Unternehmenskultur

Es ist ganz natürlich, dass neue Mitarbeiter neugierig auf das Unternehmen sind, in dem sie arbeiten werden. Dabei kann es sich um Informationen über Ihre Kultur, die Hierarchie, die Arbeitsweise der Teams, die soziale Präsenz und so weiter handeln. So verbreitet sich die Mundpropaganda über Sie als Unternehmen!

Dinge, über die Sie in Ihrem Segment zur Unternehmenskultur sprechen sollten

• Geschichten über Ihre Unternehmenskultur, die die ideale Kultur widerspiegeln

• Die Verknüpfung von Belohnung und Anerkennung für Mitarbeiter mit einer positiven Arbeitsgeschichte

• Das Geheimnis Ihrer hohen Mitarbeiterbindungsraten

• Was Sie über die Pflege der Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber hinaus tun, um das Privatleben der Mitarbeiter zu verbessern

• Wie Sie sich von anderen Arbeitgebern abheben, die auch von sich behaupten, mitarbeiterfreundlich zu sein

E-Mail Nr. 6, versendet am Tag 0: Was Sie an Ihrem ersten Tag erwartet

Ihre neuen Mitarbeiter haben vielleicht Zweifel, was an ihrem ersten Tag passieren wird. Klären Sie alle Unklarheiten rund um das Onboarding auf und nehmen Sie ihnen die Nervosität am ersten Tag. Sind Sie verwirrt, was Sie in die Mail aufnehmen können? Nachfolgend finden Sie einige Hinweise.

Dinge, über die Sie in dieser E-Mail sprechen können

• Kleiderordnung
• Örtlichkeiten
• Parkmöglichkeiten
• Dinge, die man sich merken sollte
• Tolle Tipps zu den Einrichtungen im Büro
• Wann sollte der neue Mitarbeiter ankommen?
• Wohin muss der Mitarbeiter gehen, wenn er ankommt?
• Braucht der neue Mitarbeiter eine Karte oder einen Schlüssel, um das Gebäude zu betreten?

• Wird jemand auf ihn warten?
• Wen muss der Mitarbeiter anrufen, wenn er sich verspätet?
• Gibt es Parkplätze vor Ort?
• Welche Kleidung sollte der Mitarbeiter tragen?
• Was muss der Mitarbeiter mitnehmen?
• Was passiert am ersten Tag des Mitarbeiters?
• Soll der Mitarbeiter ein Mittagessen mitbringen oder wird auswärts gegessen?

Gutes Onboarding = Bessere Mitarbeiterbindung = Freshteam. Worauf warten Sie noch? 

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E-Mail Nr. 7, versendet am Tag 1: E-Mail vom Geschäftsführer

Überraschen Sie die Neueinsteiger. Das ist gar nicht so schwer. Begrüßen Sie Ihre neuen Mitarbeiter mit einem guten Morgen und den besten Nachrichten. Das stimmt den Tag ein. Vor allem, wenn es sich um ein aufgezeichnetes Video von Ihrem Geschäftsführer handelt. Dieses Video kann so gestaltet werden, dass es persönlich wirkt, wenn die Person die Nachricht ansieht, aber es braucht nur etwa alle sechs Monate aufgezeichnet zu werden, um die Botschaft zu verstärken, was derzeit für das Unternehmen wichtig ist. Dies kann auch dazu verwendet werden, um zu unterstreichen, dass Sie jeden Mitarbeiter, der sich engagiert, wertschätzen und ihm das Gefühl geben, etwas Besonderes zu sein. Lassen Sie diese E-Mail von einem E-Mail-Alias des Geschäftsführers kommen (solange sie noch von der E-Mail-Automatisierungssoftware ausgelöst wird), um das Engagement zu erhöhen. Das kann viel ausmachen und prägen. Machen Sie klar, dass die Nervosität am ersten Tag nur vorübergehend und ganz natürlich ist und dass am Ende alles gut wird. Wir fügen hier eine Vorlage bei, die wir von unserem Geschäftsführer erhalten haben. Sie können sie an den Ton und die Werte Ihres Unternehmens anpassen.

E-Mail Nr. 8, versendet am Tag 2: Wie war Ihr erster Tag?

Befragen Sie die Neuzugänge – stellen Sie ihnen eine Reihe durchdachter Fragen und finden Sie heraus, was ihnen an der Einarbeitung gefallen oder nicht gefallen hat und was sie bei Gelegenheit ändern würden. Auf diese Weise wirken Sie wie jemand, der sich wirklich darum kümmert, wie sie sich fühlen, und geben ihnen so die Möglichkeit, ihre Bedenken ohne großen Aufwand zu äußern. Es gibt so viele Umfragetools, mit denen Sie diese Daten sammeln und speichern können, um sie zu analysieren und Änderungen in Ihrem Onboarding-Prozess umzusetzen.

E-Mail Nr. 9, versendet am Tag 3: Mitarbeiterhandbuch als Unterstützung

Nach zwei Tagen der Einführung werden sie mit ihrer Arbeit im neuen Team beginnen. Zuvor haben sie aber vielleicht noch einige allgemeine Fragen zu den folgenden Themen, insbesondere zu Zufriedenheit, Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen, Urlaubsregelungen, IT-Sicherheit und anderen Einrichtungen. Wir sind sicher, dass die meisten Unternehmen all diese Punkte in ihrer Onboarding-Sitzung abdecken, aber nicht jeder macht sich Notizen oder merkt sich alles, was er hört. In Anbetracht der vielen Informationen, die auf die neuen Mitarbeiter einprasseln, wünschen sich Ihre neuen Mitarbeiter ein Dokument, auf das sie zurückgreifen können, um Antworten auf ihre Fragen zu finden, wie zum Beispiel auf die folgenden. Erstellen Sie also ein Mitarbeiterhandbuch, das Sie den neuen Mitarbeitern nach der Einführungsveranstaltung leicht zugänglich machen können. Auch das erfordert nicht viel Arbeit, bringt aber enorme Vorteile. Sie brauchen es kaum zu aktualisieren, da die meisten dieser Prozesse über Jahre hinweg gleich bleiben.

• Wie sind die Menschen am Arbeitsplatz?
• Habe ich meinen Arbeitsplatz richtig eingerichtet?
• Was sollte ich tun, wenn ich mit irgendeinem Aspekt meiner Arbeit unzufrieden bin? An wen kann ich mich wenden?
• Wann und wie werde ich bezahlt?
• Gibt es Sachbezüge im Unternehmen? Welche stehen mir zu?
• Gibt es eine betriebliche Altersversorgung und wo kann ich meine Kontodaten einsehen?

• An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zur betrieblichen Altersversorgung habe?
• Wie funktioniert die Urlaubsplanung?
• Was mache ich, wenn ich krank bin?
• Kann ich den Taxiservice für die Fahrt zum und vom Büro in Anspruch nehmen?
• An wen wende ich mich, wenn es ein Problem mit meinem Computer gibt?

E-Mail Nr. 10, versendet am Tag 4: Ihr erster Monat bei <Unternehmen>

Jeder möchte wissen, was er am Ende der 30 Tage, die er in einem neuen Unternehmen arbeitet, erreichen kann. Erinnern Sie die Führungskraft daran, Ziele für den neuen Mitarbeiter zu setzen. Die Führungskraft kann die Sache von dort aus weiterführen. Sie können sich zusammensetzen und arbeitsplatzspezifische Ziele ausarbeiten.

E-Mail Nr. 11, versendet am Tag 30: Wie geht es Ihnen?

Ihre Rolle als Personal-Mitarbeiter ist nicht vorbei, wenn Sie das Ende der ersten Woche des Onboardings erreichen, sondern hier fängt alles an. Im weiteren Verlauf können Sie Ihren Einfallsreichtum unter Beweis stellen, indem Sie sich regelmäßig erkundigen, wie es den Mitarbeitern bei der Arbeit geht. Stellen Sie ihnen in Ihrer E-Mail die richtigen Fragen oder fügen Sie eine Umfrage an, wie auch immer Sie es wünschen, aber melden Sie sich auf jeden Fall nach den ersten 30 Tagen.

E-Mail Nr. 12, versendet am Tag 60: Wie geht es Ihnen? Nr. 2 

Dies ist einer der wichtigsten Nachfragen, die Sie durchführen, da Ihre neuen Mitarbeiter inzwischen einiges herausgefunden haben sollten. Sie wissen, ob sie das Unternehmen mögen oder nicht, wie sehr sie in die Kultur passen, wie sie sich in der neuen Rolle zurechtfinden und wie sehr sie sich geschätzt fühlen. Fragen Sie sie. Wenn möglich, vereinbaren Sie ein persönliches Gespräch und machen Sie sich ein Bild von den Sorgen und Nöten. Studien haben ergeben, dass neue Mitarbeiter in den ersten 60 Tagen andere Möglichkeiten in Betracht ziehen, wenn sie in ihrem jetzigen Unternehmen keinen klaren Karriereweg sehen.

Das war's schon! Ihre E-Mail-Vorlagen für die Begrüßung neuer Mitarbeiter sind fertig! Die wahre Stärke einer gut getimten Willkommens-E-Mail liegt darin, zu verstehen, welche Art von Inhalt Ihre Kandidaten gerne lesen würden, und diese dann richtig zu timen. Und Sie können eine Willkommens-E-Mail-Kampagne einrichten, indem Sie einfach Inhalte für Ihre neuen Mitarbeiter personalisieren, um sie zu beschäftigen, zu motivieren und für ihren neuen Job zu begeistern.

Wenn Sie das richtig machen, werden Sie sicher sein, dass kein Mitarbeiter Ihr Unternehmen so schnell wieder verlassen wird. Viel Spaß beim Onboarding :)

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